Die wichtigsten Infos
und Tipps zum
richtigen Umgang mit Informationen
Kein Projekt kann erfolgreich umgesetzt werden und kein Unternehmen kann agieren, wenn der Informationsfluss und die Kommunikation nicht funktionieren. Aber jeden Tag werden unzählige Informationen kommuniziert, die nicht alle gleich wichtig sind und nicht alle über den gleichen Zeitraum aktuell bleiben.
Dies macht es schwer, den Überblick zu behalten. Hinzu kommt, dass Informationen ihren Empfänger mitunter erst zeitverzögert erreichen, denn auf ihrem Weg vom Sender passieren Informationen oft mehrere Hierarchiestufen und durchlaufen mehrere Filter.
Doch selbst wenn die Kommunikationswege sowohl in horizontaler als auch in vertikaler Richtung optimiert sind und der Informationsfluss funktioniert, bringen die Informationen letztlich nicht viel, wenn sie nicht richtig genutzt, verarbeitet und weitergegeben werden.
Hier daher die wichtigsten Infos und Tipps zum richtigen Umgang mit Informationen in der Übersicht:
Inhalt
Strikt zwischen sachlichen
Informationen und persönlichen Mitteilungen trennen.
Informationen legen häufig lange Wege zurück und nicht selten kommt es vor, dass einer ein kleines Detail hinzufügt und ein anderer eine Kleinigkeit weglässt, wenn er die Information weitergibt. Das Ergebnis kann dann aber sein, dass die Information, die letztlich ankommt, nicht mehr viel mit der Information gemeinsam hat, die ursprünglich herausgegeben wurde.
Sinnvoll und wichtig ist daher, strikt zwischen sachlichen Informationen und persönlichen Mitteilungen zu trennen. Sachliche Informationen, die mehrere Personen erreichen sollen, können über E-Mails vermittelt werden. Eine andere Möglichkeit wäre ein telefonischer Rundruf, bei dem das letzte Glied die Information beim ersten Glied bestätigt und so Missverständnissen oder Fehlinterpretation wirksam vorbeugt.
Sachliche Informationen können aber auch in einem persönlichen Gespräch oder einem Meeting mit mehreren Beteiligten übermittelt werden.
Problematisch kann es jedoch werden, wenn die Informationen eine persönliche Note erhalten. Typischerweise beginnen solche Informationsweitergaben damit, dass ein Mitglied des Projektteams fragt, ob es etwas Neues gibt, wie ein anderes Projektmitglied eine Information findet oder ob dieses Projektmitglied schon von einem bestimmten Sachverhalt gehört habe.
Natürlich spricht nichts dagegen, Meinungen und Ansichten zu diskutieren und auch Plaudereien zwischen Kollegen gehören zum Berufsalltag.
Allerdings ist wichtig, Mitteilungen nicht mit persönlichen Ansichten zu vermischen und anschließend als sachliche Informationen weiterzugeben. Dies kann nämlich schnell zu Missverständnissen und Fehlinformationen führen.
Informationen erst sortieren,
dann weitergeben.
Nur wenn Informationen offen kommuniziert werden, können ein Projekt funktionieren und die gemeinsamen Ziele erreicht werden. Dabei gibt es verschiedene Möglichkeiten für die Kommunikation, angefangen bei persönlichen Gesprächen über mündliche Mitteilungen bis hin zu schriftlichen Anweisungen und Informationsmaterialien.
Wichtig dabei ist, dass die Kommunikation sowohl horizontal als auch vertikal funktioniert, also sowohl zwischen Projektleitung und Projektmitarbeitern als auch unter den Projektmitgliedern einer Hierarchiestufe. Aber bevor Informationen weitergegeben werden, sollten sie sortiert werden, denn nicht jeder muss jede Information erhalten. Natürlich muss jedes Projektmitglied über alle Informationen verfügen, die notwendig sind, um seine Aufgaben zu erfüllen.
Es gibt aber durchaus Informationen, die vertraulich sind oder letztlich nur unnötigerweise für Unruhe sorgen würden. Zudem kann es sein, dass bestimmte Vorgaben korrigiert werden müssen. Es macht aber wenig Sinn und sorgt nur für Verwirrung, wenn Mitarbeiter ständig Informationen erhalten, die schon nach kurzer Zeit wieder revidiert werden.
Informationen klar
und verständlich formulieren.
Wer kommunizieren möchte, muss die gleiche Sprache sprechen. Was zunächst einfach und logisch klingt, erweist sich in der Praxis häufig als recht schwierig. Die gleiche Sprache zu sprechen, bedeutet nämlich nicht nur, die gleiche Sprache im Sinne von Deutsch oder Englisch zu benutzen, sondern auch auf der gleichen Sprachebene zu sein.
Wer sichergehen möchte, dass ihn sein Gegenüber versteht, sollte darauf achten, seine Informationen in einfachen, klaren und verständlichen Worten zu formulieren. Fachausdrücke, Fremdwörter, Metaphern oder gewählte Redewendungen klingen sicher gut und interessant, aber nicht jeder wird sie richtig verstehen. Die gleiche Sprachebene beinhaltet außerdem auch eine Kommunikation auf Augenhöhe.
Das bedeutet, mit jemandem zu sprechen und ihm dabei das Gefühl zu vermitteln, dass er diese Informationen eigentlich auch selbst wissen müsste, ist genauso unprofessionell wie eine Behandlung von oben herab oder ein persönlicher Angriff.
Informationen
als Motivationswerkzeug nutzen.
Jeden Tag werden unzählige Informationen weitergegeben, mal per E-Mail, mal mündlich, mal per Telefon und SMS und mal schriftlich. Einige dieser Informationen beziehen sich auf die Planung und Organisation, andere Informationen sind Anweisungen und wieder andere Informationen sind reine Mitteilungen. Eine Funktion, die Informationen jedoch auch haben können und die oft unterschätzt wird, ist die Funktion als Motivationswerkzeug.
Geht es beispielsweise darum, einen Kunden von einem Produkt zu überzeugen, wird es der Mitarbeiter schwer haben, wenn er nur die Basisinformationen kennt. Verfügt der Mitarbeiter jedoch über Hintergrundwissen und kennt er die Zusammenhänge, wird er überzeugender argumentieren und folglich auch besser verkaufen können.
Dies wiederum hat zur Folge, dass zusammen mit den Erfolgserlebnissen auch seine Motivation steigt. Als weitere Folge kommt hinzu, dass der Mitarbeiter seine Aufgaben und die gemeinsamen Ziele besser verstehen und sich als Teil eines Teams fühlen wird. Auch dadurch steigen Motivation, Engagement und Vertrauen, während sich gleichzeitig Sorgen und Bedenken reduzieren.
Informationen müssen beide Wege gehen.
Die meisten Informationen gehen den Weg von oben nach unten, von der Projektleitung oder der Unternehmensführung also zu den Mitarbeitern. Dies ist auch gut und richtig so, denn nur wenn die Vorgaben klar kommuniziert und die Mitarbeiter über Abläufe und Ziele informiert sind, ist deren effektive Umsetzung möglich.
Aber mindestens genauso wichtig ist, dass Kommunikations- und Informationswege sowie eine Vertrauensbasis geschaffen werden, die sicherstellen, dass Informationen auch den umgekehrten Weg finden.
Das bedeutet, die Mitarbeiter sollten zum einen ihre Informationen und Erfahrungswerte in die Führungsebene weiterleiten und zum anderen die Informationen, die sie benötigen, einfordern können.
Weiterführende Anleitungen und Tipps
zum Projektmanagement und für Projektarbeiten:
- Kennzahlen bei Projekten
- Übersicht virtuelle Meetings
- Fehler bei Besprechungen
- Vorbereitung und Planung eines Projekts
- Tipps für ein erfolgreiches Projekt
- Checkliste für die Projektkontrolle
Thema: Die wichtigsten Infos und Tipps
zum richtigen Umgang mit Informationen
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