Checkliste
für die Projektkontrolle
durch das Management
Natürlich möchte jeder, der ein Projekt plant und durchführt, dass dieses Projekt auch den entsprechenden Erfolg bringt und die Projektziele erreicht werden können.
Insbesondere bei Projekten in Unternehmen, die vielfach auch mit hohen Ausgaben verbunden sind, ist eine regelmäßige Kontrolle notwendig, um eventuelle Schwachstellen und übersehene Probleme erkennen und entsprechend darauf reagieren zu können.
Die Problematik, die sich hierbei ergibt, ist die, dass das Management einerseits informiert und auf dem Laufenden sein, der Projektleiter aber auch in Ruhe arbeiten und auf seinem eingeschlagenen Weg bleiben möchte. Eine einfache Methode, die eine Kontrolle ermöglicht ohne allzu sehr in die Kompetenzen des Projektleiters einzugreifen, ist eine Checkliste.
Diese auszufüllen nimmt nur wenige Minuten in Anspruch, insbesondere wenn die Fragestellungen als Ja- und Nein- Fragen formuliert werden. Sollte das Management in einem oder mehreren Punkten Ungereimtheiten entdecken, können diese im Sinne des Projekterfolges dann mit dem Projektleiter besprochen werden.
Übersicht zur Checkliste für die Projektkontrolle:
• Grundsätzlich sollte die Checkliste vier wesentliche Aspekte berücksichtigen, nämlich das Berichtswesen, das Budget, die Gremien sowie das Personal.
• Hinsichtlich des Berichtswesens ist die wichtigste Frage, ob die monatlichen Berichte kurz, aber präzise und zu den vereinbarten Terminen vorgelegt werden. Daneben ist wichtig, ob die Berichte konkrete Angaben zum Zeit- und Budgetplan enthalten. Außerdem sollten die Berichte danach überprüft werden, ob bisherige Fortschritte auch durch konkrete Teilergebnisse belegt werden können.
• Hinsichtlich des Budgets gilt es zu überprüfen, ob sich das bisher aufgebrauchte Budget mit der Preiskalkulation des Projektleiters deckt. Sollte es Nachträge gegeben haben, gilt zu ermitteln, in welchem Umfang noch Reserven vorhanden sind und ob diese Nachträge bewirkt haben, dass dadurch die ursprüngliche Planung, etwa hinsichtlich Zeit oder Produktionszahlen, beibehalten werden kann.
• Bezogen auf Gremien gilt zu klären, ob die geplanten Gremiensitzungen zu den veranschlagten Terminen stattfinden und ob die Sitzungen zu konkreten Entscheidungen führen. Daneben gilt abzuhaken, ob die Protokolle der Gremiensitzungen zeitnah angefertigt werden und die besprochenen Punkte und getroffenen Entscheidungen präzise und nachvollziehbar wiedergeben.
• Auch wenn der Projektleiter die Hauptverantwortung für ein Projekt trägt, wird er es in den seltensten Fällen ohne Personal durchführen können. Im Bezug auf das Personal ist wichtig, ob die geplante Mitarbeiterzahl ausreicht, ob mehr Personal eingesetzt wird oder ob Personal gekürzt wurde, und falls ja weshalb.
Aufschluss hierzu kann auch die interne und externe Fluktuationsrate geben. Daneben sollte Berücksichtigung finden, ob es Gespräche oder Gerüchte gibt, dass sich einzelne Projektmitarbeiter von dem Projekt distanzieren.
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Thema: Checkliste für die Projektkontrolle durch das Management
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