Ratgeber und Anleitung
zum Projektcontrolling
Das Wort Projektcontrolling beinhaltet die beiden Begriffe Projekt und Controlling und daraus lässt sich ableiten, worum es beim Projektcontrolling geht, nämlich um die Überwachung und Steuerung eines Projekts.
Das Projektcontrolling unterstützt das Projektmanagement in allen Phasen des Projekts.
Dabei besteht die Aufgabe des Projektcontrollings darin, die Zielvorgaben mit dem aktuellen Ist-Zustand zu vergleichen, die Ursachen für mögliche Abweichungen zu ermitteln und entsprechende Gegenmaßnahmen einzuleiten, damit die Projektplanung wie vereinbart realisiert werden kann.
Ratgeber zum Projektcontrolling
Der Begriff Projektcontrolling beinhaltet die Überwachung und die Steuerung eines Projekts auf Grundlage des Projektplans und verfolgt das Ziel, eine zielgerechte Abwicklung des Projekts sicherzustellen.
Im Zuge des Projektcontrollings wird das laufende Projektgeschehen kontinuierlich überprüft. Dabei lässt sich das Projektcontrolling zum einen funktional und zum anderen institutionell beschreiben.
Funktional beinhaltet das Projektcontrolling alle die Aufgaben, Tätigkeiten und Funktionen, die im Zuge der Steuerung und Überwachung des Projekts anfallen. Institutionell meint das Projektcontrolling die Personen, die für das Projektcontrolling zuständig sind. Sehr häufig gibt es in diesem Zusammenhang einen Unternehmens- und einen Projektcontroller, wobei die Funktion des Projektcontrollers meist durch den Projektleiter ausgefüllt wird.
Die kontinuierliche Überwachung und Steuerung des Projektablaufs wird als zyklischer Projektcontrollingprozess bezeichnet und gliedert sich in drei grundlegende Schritte:
1. Ermittlung des Ist-Zustandes.
Hierbei geht es darum, die aktuelle Situation festzustellen und zu analysieren, wie sich die Projektabwicklung bislang entwickelt hat.
2. Abgleich der Ist-Daten mit den Soll-Daten.
Liegen die aktuellen Ist-Daten vor, werden sie mit den Soll-Daten des Projektplans abgeglichen. Sofern sich dabei Abweichungen erheben, müssen die Ursachen hierfür ermittelt werden.
3. Definition von Projektsteuerungsmaßnahmen.
Anhand der Kontrolle des Projektfortschritts und dem Abgleich der Ist- mit den Soll-Daten werden Maßnahmen zur Projektsteuerung definiert. Diese sollen sicherstellen, dass das Projekt wie vereinbart abgeschlossen werden kann, indem bereits eingetretene unerwünschte Entwicklungen ausgeglichen und drohende Abweichungen verhindert werden.
Konkret übernimmt das Projektcontrolling dabei die folgenden Aufgaben:
·
Es unterstützt das Projektmanagement dabei, die Aufgaben im Zusammenhang mit dem Projekt zu definieren und zu organisieren.
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Es entwickelt Messsysteme und Kennzahlen, durch die es möglich wird, Fortschritte und Erfolge zu erfassen und Abweichungen transparent zu machen.
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Es legt Standards und Zyklen für die Überwachung fest.
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Es gleicht die Planungen im Hinblick auf Leistung, Termine, Kosten und Qualität mit den Ist-Daten ab.
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Es erstellt Berichte und Dokumentationen zum Projekt.
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Es analysiert und bewertet mögliche Projektrisiken.
Anleitung zum Projektcontrolling
Insgesamt gibt es keine pauschale und allgemeingültige Anleitung für ein effektives Projektcontrolling, denn die Kontroll- und Steuerungsmaßnahmen müssen immer auf das jeweilige Projekt und dessen Bedingungen abgestimmt sein.
Grundsätzlich gestaltet sich der Ablauf jedoch folgendermaßen:
1. Die Basis für das Projektcontrolling und den Projektstart bildet der Projektplan.
Dieser legt die Ziele im Hinblick auf Leistung, Termine und Qualität fest, definiert den Kostenplan und beinhaltet auch die Controllingperioden.
In jeder dieser Perioden wird der jeweils aktuelle Ist-Zustand erfasst und mit den Soll-Daten der Planung abgeglichen.
Ergeben sich im Rahmen des Soll-Ist-Vergleiches Abweichungen, muss das Projektmanagement prüfen, ob und inwieweit die Abweichungen korrigiert werden können.
2. Im nächsten Schritt erfolgt die Projektfortschrittskontrolle in Form von Trend-Analysen.
Dabei wird beispielsweise ermittelt, ob und in welcher Form sich die vorhandenen Abweichungen auf die künftige Entwicklung des Projekts auswirken könnten. Auf dieser Grundlage werden dann konkrete Korrekturmaßnahmen definiert.
Entspricht der Projektverlauf der Planung und sind keine Korrekturen notwendig, wird das Projekt wie geplant fortgesetzt. Die nächste Überprüfung erfolgt dann nach Ablauf der nächsten Controllingperiode.
3. Sind die Abweichungen nicht korrigierbar, müssen bei Planänderungen insbesondere der Umfang der Änderungen und das Projektbudget berücksichtigt werden.
Teilweise ist es nämlich sinnvoller, ein Projekt vorzeitig abzubrechen und einen gänzlich neuen Plan auszuarbeiten, als gravierende Änderungen vorzunehmen, die zwar notwendig sind, um das Projekt zu einem erfolgreichen Abschluss zu bringen, aber neben einem hohen Arbeits- und Zeitaufwand auch deutlich höhere Kosten verursachen als ursprünglich vorgesehen.
Zusammengefasst bedeutet das, dass das Projektcontrolling alle die Aufgaben und Tätigkeiten übernimmt, die notwendig sind, um den Projektablauf zu überwachen und zu koordinieren, Abweichungen frühzeitig aufzuzeigen und Maßnahmen zu entwickeln, um die zielgerechte Realisierung des Projekts sicherzustellen.
Hierzu nutzt das Projektcontrolling eine Reihe unterschiedlicher Instrumente, die sich grundsätzlich in fünf Kategorien einteilen lassen, nämlich in:
1. das Ablaufcontrolling, das sich mit der Struktur des Projekts befasst,
2. das Termincontrolling, das Meilensteine im Sinne von Terminvorgaben definiert,
3. das Kapazitätscontrolling, das vorhandene Kapazitäten untersucht, definiert und möglichst optimal ausschöpft,
4. das Kostencontrolling, das sich auf das Projektbudget bezieht, sowiedas Ergebniscontrolling, das sich mit der Qualität als wesentliche Einflussgröße für ein Projekt beschäftigt.
Weiterführende Projektarbeiten und Vorlagen zur Projektplanung:
- Tipps zur Strukturplanung
- Tipps für ein Webprojekt
- Checkliste – Zusammenstellen des Projektteams
- Bemerkungen zum Projekt
- Checkliste – Anzeichen von Problemen und Krisen
- Übersicht zum 8D-Report
Thema: Ratgeber und Anleitung zum Projektcontrolling
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