Die Risikomatrix im Projektmanagement, 2. Teil
In einem Projekt zählt das Risikomanagement zu den Dingen, die nicht gerne behandelt werden. Dabei muss es mit den richtigen Hilfsmitteln gar nicht so kompliziert sein. Eines dieser Instrumente ist die Risikomatrix. Sie hilft dabei, mögliche Risiken zu erfassen und einzuordnen, wie wahrscheinlich sie sind und welche Tragweite ihr Eintritt hat. Auf dieser Basis können entsprechende Gegenmaßnahmen vorbereitet werden.
In einem zweiteiligen Beitrag stellen wir die Risikomatrix im Projektmanagement vor. Dabei haben wir im 1. Teil erklärt, was genau eine Risikomatrix ist und wie viele Felder sie braucht. Außerdem haben wir aufgezeigt, wie die möglichen Risiken zusammengetragen werden.
Hier ist der 2. Teil!:
Inhalt
Wie geht es nach dem Zusammentragen der Risiken weiter?
Wie schon im 1. Teil erklärt, umfasst das Erstellen einer Risikomatrix vier Schritte. Im ersten Schritt gilt es, alle Risiken zu identifizieren, die bei dem Projekt auftreten könnten.
Das Ziel hier ist, kritische Punkte zu erfassen. Eine Bewertung wird dabei noch nicht vorgenommen. Sonst besteht die Gefahr, dass schon im Vorfeld Risiken ausgefiltert werden und das Risikomanagement dadurch am Ende nicht komplett ist.
Sind alle potenziellen Projektrisiken zusammengetragen, geht es mit den nächsten Schritten weiter.
Schritt 2: Risiken bewerten
Im zweiten Schritt geht es darum, zu klären, welche Risiken eine ernsthafte Gefahr darstellen, welche Risiken genau im Blick behalten werden sollten und welche Risiken derzeit noch vernachlässigt werden können.
Dabei erfolgt die Bewertung der Risiken nach zwei Kriterien:
- Eintrittswahrscheinlichkeit: Wie hoch ist die Wahrscheinlichkeit, dass das jeweilige Risiko eintritt, in Prozent?
- Tragweite: Wie groß ist der Schaden, der entsteht, wenn das Risiko eintritt?
Eintrittswahrscheinlichkeit
Wie schon das Wort besagt, stellt die Eintrittswahrscheinlichkeit fest, wie wahrscheinlich es ist, dass ein Risiko eintritt. So ist die Wahrscheinlichkeit zum Beispiel hoch, dass sich ein anfälliges Computerprogramm, das besonders stabil läuft, während einer wichtigen Präsentation aufhängt.
Dass ein Notebook kaputtgeht, wenn es ein paar Regentropfen abbekommt, ist hingegen eher unwahrscheinlich.
Die Einschätzung erfolgt oft zunächst intuitiv. Anschließend werden weitere Informationen dazu gesammelt. Es geht nicht darum, wild zu spekulieren, was passieren kann.
Stattdessen sollen die Faktoren abgewogen werden, die zu einem Risiko beitragen können. Die Abwägung sollte sich deshalb zum Beispiel auf Daten und Fakten, Erfahrungswerte oder auch Bewertungen von Experten stützen.
Je nach Projektumfeld werden die Maximalwerte für die Eintrittswahrscheinlichkeit unterschiedlich angesetzt. Angenommen, es gibt ein Risiko, das mit einer Wahrscheinlichkeit von 90 Prozent eintritt.
In diesem Fall ist abzuwägen, ob ein Risiko, das ziemlich sicher eintritt, wirklich noch ein Risiko ist, oder ob es nicht sinnvoller wäre, diesen Punkt gleich in den Projektplan aufzunehmen.
Tragweite
Bei der Bewertung der Tragweite geht es darum, die möglichen Folgen des Risikos abzuwägen. Wie hoch ist der Schaden, der entsteht, wenn das Risiko eintritt? Wie gravierend sind die Auswirkungen? Was würde in der weiteren Konsequenz passieren?
Die Tragweite kann sich auf finanzielle Aspekte beziehen. Daneben kann sie rechtliche Folgen umfassen. Auch Imageschäden, Auswirkungen auf die Sicherheit oder Konsequenzen für die Gesundheit können bei der Tragweite eine Rolle spielen.
Schritt 3: Risiken in die Matrix einordnen
Obwohl die Risikomatrix das Hauptthema unseres Beitrags ist, ist dieser Schritt vergleichsweise leicht. Denn nun werden die Risiken entsprechend ihrer Bewertung in die Matrix eingeordnet.
Dabei sollten die Risiken nicht irgendwo auf den Linien sitzen, sondern immer in einem der Felder platziert sein.
Schritt 4: Maßnahmen definieren
Befindet sich der Großteil der Risiken im Bereich links unten, ist alles gut. Versammeln sich die Risiken hingegen eher im orangen und roten Bereich, sollten Gegenmaßnahmen erarbeitet werden.
Denn die Risikomatrix hilft weder dem Projektteam noch dem Projekt, wenn daraus keine Strategien abgeleitet werden.
Wichtig dabei ist, das Augenmerk vor allem auf die kritischen Risiken zu richten und einen geeigneten Umgang damit zu finden.
Welche Vorteile bietet eine Risikomatrix?
Ein Pluspunkt der Risikomatrix ist, dass sie die Kommunikation erleichtert. Denn als Schaubild ist sie einfach und übersichtlich gestaltet und kann gut im Team und mit Stakeholdern geteilt werden.
Außerdem lässt sich durch die visuelle Darstellung problemlos erkennen, welche Risiken wegen der hohen Wahrscheinlichkeit und großen Tragweite die höchste Priorität haben und entsprechend geplante Maßnahmen erfordern.
Ein weiterer Pluspunkt ist, dass die Abläufe im Risikomanagement standardisiert werden können. Kommt bei allen Projekten eine Risikomatrix nach dem gleichen Schema zum Einsatz, werden Projekte vergleichbar. Gleichzeitig können die Prozesse in der gesamten Organisation einheitlich bearbeitet werden.
Optimal ist, wenn eine Risikomatrix nicht nur für den einmaligen Gebrauch erstellt wird und anschließend für immer in der Schublade landet. Stattdessen sollte sie regelmäßig auf den Tisch kommen, um zu betrachten, wie der aktuelle Stand der Risiken ist.
Würden die Risiken jetzt anders bewertet? Funktionieren die Gegenmaßnahmen oder muss an den Strategien gefeilt werden? In dieser Hinsicht ist die Risikomatrix auch ein hilfreiches Instrument zur Dokumentation.
Was sind mögliche Stolperfallen?
Obwohl eine Risikomatrix viele Vorteile bietet, geht sie mit ein paar Stolperfallen einher:
- Subjektive Bewertungen: Die Bewertung der Wahrscheinlichkeit und der Tragweite eines Risikos kann sehr subjektiv sein. Gibt es keine klaren Richtlinien oder einheitlichen Kriterien, können die einzelnen Teammitglieder zu ganz unterschiedlichen Bewertungen kommen. Darunter leiden die Konsistenz und die Vergleichbarkeit.
- Übersehene Risiken: Liegt der Fokus auf den Risiken, die in der Matrix als hoch eingestuft wurden, kann es passieren, dass Risiken mit niedrigerer Priorität aus dem Blickfeld geraten. Das muss das Projekt zwar nicht unbedingt ins Wanken bringen. Wenn aber mehrere der vermeintlich harmlosen Risiken eintreten, können die Folgen erheblich sein.
- Isolierte Betrachtung: Die Risikomatrix beleuchtet jedes Risiko für sich. Sie beachtet aber nicht, wie sich die Risiken gegenseitig beeinflussen oder im Zusammenspiel wirken. Diese isolierte Betrachtung kann problematisch sein.
- Ungenaue Kategorisierung: Wenn die Wahrscheinlichkeit und die Tragweite der Risiken nur in drei oder vier Stufen eingeteilt werden, kann die Bewertung zu ungenau werden.
- Veraltetes Bild: Die Risikomatrix zeichnet ein statisches Bild. Die Veränderungen der Risiken im Projektverlauf erfasst sie nicht. Wird die Matrix nicht regelmäßig aktualisiert, kann sie deshalb Informationen enthalten, die inzwischen nicht mehr relevant sind.
Richtig angewendet, kann die Risikomatrix ein hilfreiches Werkzeug sein, um Risiken übersichtlich darzustellen und die wirklich gefährlichen Risiken schnell zu erkennen.
Doch die Matrix verfehlt ihren Zweck, wenn sich der Blick nicht auch auf Strategien und Gegenmaßnahmen richtet. Es wäre schade, wenn ein guter Überblick vorhanden war, der Schaden vom Projekt aber trotzdem nicht abgewendet werden konnte. Deshalb ist wichtig, die Erkenntnisse aus der Matrix auch zu nutzen.
Mehr Ratgeber, Tipps und Anleitungen:
- Die Risikomatrix im Projektmanagement, 1. Teil
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Thema: Die Risikomatrix im Projektmanagement, 2. Teil
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